Arbete för en budget i balans inom socialförvaltningen

Socialförvaltningen arbetar just nu med flera åtgärder för att långsiktigt få en ekonomi i balans och samtidigt säkerställa en trygg och kvalitativ verksamhet för både brukare och medarbetare. Åtgärderna handlar om att arbeta mer verksamhetsnära, stärka planeringen och säkerställa att våra insatser ligger i linje med lagstiftning, riktlinjer och övriga landet.

Bemanningen flyttas närmare verksamheten

Den centrala bemanningsenheten avvecklas och verksamheterna tar ett större ansvar för sin egen bemanningsplanering. Det innebär att behoven fångas upp där de uppstår och att bemanningen blir mer långsiktig och träffsäker. Beslutet är fattat och protokollet justeras inom kort.

Ny bemanningsprocess – planering närmare vardagen

Kopplat till förändringen med bemanningsenheten får varje chef framöver ansvara för arbetstidsplaneringen i sin verksamhet. Det gör att planeringen kommer närmare vardagen och ger bättre kontroll över resurserna. Utbildning och stöd kommer att erbjudas så att övergången fungerar smidigt. Den nya modellen leder till bättre resursutnyttjande, minskad övertid och en mer hållbar arbetsmiljö. I vissa verksamheter är förändringen redan genomförd och i andra slutförs den inom kort.

Ökad delaktighet i schemaplaneringen för att minska sjukfrånvaron

En viktig del i den nya bemanningsprocessen är att öka medarbetarnas delaktighet i schemaplaneringen. När medarbetare får större möjlighet att påverka hur arbetstiden förläggs – till exempel genom att i högre grad kunna styra antal och placering av kvällspass utifrån egna önskemål – ökar chansen att arbetstiden bättre anpassas till livssituationen. Detta bedöms kunna bidra till bättre återhämtning och därmed en mer hållbar arbetssituation, vilket i förlängningen kan påverka sjukfrånvaron positivt.

Tidigare har scheman ofta varit utformade på ett relativt likartat sätt, exempelvis mellan olika särskilda boenden. Med den nya inriktningen får varje särskilt boende och hemtjänstgrupp större möjlighet att, inom givna ramar och regelverk, anpassa schemaläggningen efter gruppens förutsättningar och behov.

Målet är att skapa scheman som både stödjer verksamhetens krav på bemanning och kvalitet, och samtidigt ger medarbetarna möjligheter att påverka sin arbetstid. På så sätt stärks både delaktighet, arbetsmiljö och kontinuitet för brukarna.

Översyn av insatsplaneringen

Vi genomför en översyn av hur insatser beviljas och planeras. Konsultgranskning visar att vi i dag är mer generösa än många andra kommuner när insatser beviljas. Framöver ska vi säkerställa att insatserna motsvarar lagens krav och våra riktlinjer. Detta gäller för nya beslut och ingen ska beviljas mindre hjälp än vad man har rätt till eller behov av.

Arbetet utgår från den nya socialtjänstlagens inriktning på förebyggande arbete och vårt fokus på att stärka individens egen förmåga, erbjuda anhörigstöd och använda dagverksamhet för att minska behovet av mer omfattande insatser. Målet är att fler ska kunna bo kvar hemma så länge det är möjligt, vilket de flesta vill.

Inga korttidsplatser kommer att ta bort utan det handlar om att minska efterfrågan på korttidsplatser. Det gör vi genom att göra en generell förflyttning från boendebeslut till mer förebyggande öppna insatser som utökat anhörigstöd, dagverksamhet och förebyggande insatser, så att de säbo- och korttidsplatser som finns idag räcker för behovet.

Rätt bemanning i rätt verksamheter

Grundbemanningen på våra särskilda boenden har stärkts genom att vi minskar antalet administrativa tjänster och stabsfunktioner – inte bemanningen ute i verksamheterna.

Ljungby kommun har fler platser på särskilt boende än genomsnittet i Sverige, vilket gör att vi står väl rustade även med hänsyn till den demografiska utvecklingen och anser därför inte att något nytt särskilt boende behöver byggas.

Sammanfattning

De förändringar som görs handlar om att:

• stärka kvaliteten genom mer verksamhetsnära planering
• använda resurserna på bästa sätt
• följa lagstiftning och riktlinjer
• säkerställa att insatser motsvarar faktiska behov
• värna en hållbar arbetsmiljö

Allt detta syftar till att skapa en socialförvaltning som är långsiktigt hållbar – både ekonomiskt och kvalitetsmässigt.

Ytterligare åtgärder

Framåt kommer förvaltningen även att arbeta för att säkerställa att frånvarorapporteringen är korrekt samt arbeta för att minska övertidsarbete. Med förändringar som görs genom att flytta bemanning och schemaläggning närmare verksamheterna säkerställs att bemanningen blir mer korrekt utifrån när behovet är störst.

Sedan tidigare har socialförvaltningen minskat antalet verksamhetschefer och aktivitetspedagoger. Det har även gjorts en minskning av antalet sektionschefer samt inom administrationen.

Därför används konsulter i vårt förändringsarbete

Socialförvaltningen har anlitat konsulter under en begränsad period för att stötta oss i det stora och komplexa förändringsarbete som det är att få en budget i balans. Syftet är att, med hjälp av deras erfarenhet och metoder, snabbt få fram tydliga analyser och beslutsunderlag som gör att vi kan effektivisera verksamheten på ett genomtänkt sätt – utan att det går ut över kvalitet, brukare eller arbetsmiljö. Genom att anlita extern kompetens får vi ett kvalificerat analysarbete och bättre beslutsunderlag som förebygger felaktiga eller dyrare åtgärder senare. Konsultkostnaden ska ses som en investering i styrning, inte en kostnad för besparingar i sig.

Vad konsultinsatsen ger oss:

• Ett oberoende nulägesperspektiv utan lokala låsningar.
• Tydliga analyser av kostnadsdrivare, organisation och arbetssätt.
• Beslutsunderlag som möjliggjort mer träffsäkra prioriteringar.
• Möjlighet att jämföra oss med andra kommuner, eftersom konsultbolag arbetar nationellt och väger in stora mängder data.

Varför arbetet inte kunde göras internt av redan anställd personal:

• Den interna organisationen är hårt belastad.
• Vår egen personal behövs för sina ordinarie uppdrag och har inte möjlighet att parallellt genomföra omfattande analyser.
• Konsulterna kan genomföra arbetet snabbt, med kompetens, metoder och verktyg som internt inte finns tillgängliga.
• Ett externt perspektiv minskar risken för att mönster “normaliseras” i organisationen.