Vad är en allmän handling?
En handling är någonting som innehåller information av något slag. Det kan till exempel vara brev, sms, e-post, videoupptagningar och fotografier.
Alla handlingar som skickas till kommunen är allmänna handlingar. Det betyder att vem som helst (enskilda personer) har rätt att få se dessa handlingar, utan att berätta vad de heter eller varför de vill titta på handlingen. Det gäller också handlingar som har upprättats och förvaras på eller har skickats ut från kommunen. Arbetsmaterial och anteckningar som inte har renskrivits räknas inte som upprättade och är därför inte allmänna.
Handlingar i ett ärende där politikerna ska fatta beslut blir officiella när beslutet är fattat och protokollet är justerat. Då kan vem som helst ta del av alla rapporter och utredningar som tjänstemännen har skrivit.
Diarium
Kommunen måste, liksom alla andra myndigheter, hålla god ordning på sina handlingar. På så sätt kan handlingarna hittas snabbt när någon begär att få se dem. För att sortera handlingarna registreras de i ett diarium. I diariet antecknas vem som har skrivit handlingen och vilket datum den ankom eller skickades iväg. Handlingen får också en kort rubrik som beskriver ärendet och ett nummer som är unikt för just detta ärende.
Om du har skickat in en skrivelse till en förvaltning på kommunen ska registratorn på den förvaltningen diarieföra din skrivelse så snart som möjligt. Ditt ärende får då ett nummer som du kan hänvisa till när du sedan kontaktar förvaltningen angående ärendet.
Hur gör jag för att få tillgång till en allmän handling?
Kontakta registratorn vid förvaltningen där du tror att handlingen finns. Är du osäker på vilken förvaltning som ansvarar för handlingen kan du kontakta huvudregistratorn på kommunstyrelsen (se kontaktuppgifter i högerkolumnen).
Det kostar ingenting att få ta del av allmänna handlingar. Om du vill ha fler än tio papperskopior av handlingar eller andra material (till exempel foton och videofilmer) tar kommunen ut en avgift.
Avgift för kopia av allmän handling. (36 KB)
Sekretess
Det finns vissa handlingar på kommunen som innehåller information som kan skada en person om informationen blir allmänt känd. Den informationen beläggs med sekretess och får bara läsas ett fåtal personer efter att en sekretessprövning har gjorts.
Bra att veta
Nästan all korrespondens (brev, fax, e-post och liknande) med kommunens tjänstemän och politiker är offentlig. Om tjänstemän och politiker får brev som rör kommunens verksamhet skickat till sin hemadress måste de se till att brevet blir diariefört.
